Zoom Przewodnik dla początkujących dla nietechników
Ważna rozmowa o awans... ważna prezentacja dla potencjalnego nowego klienta... może rozmowa o zupełnie nową pracę... te spotkania nie odbywają się już osobiście. Odbywają się one za pośrednictwem platform wideo, takich jak Zoom. Czy jesteś gotowy? Nie ma miejsca na błędy użytkownika. Tak jak przygotowujesz się do spotkania osobistego, tak samo musisz przygotować się do spotkania wirtualnego. Znajomość obsługi platformy Zoom oraz jej możliwości i funkcji zapewni Ci przewagę w każdej sytuacji. Potraktuj to jako przewodnik po tym, jak używać Zoomu.
Related post: Organizowanie wirtualnych wydarzeń
Rozpoczęcie pracy z programem Zoom
Dobra wiadomość jest taka, że utworzenie konta w serwisie Zoom jest bezpłatne. Pełna konfiguracja konta zajmuje mniej niż minutę. Następnie należy wybrać odpowiedni dla siebie typ konta. Do wyboru są 4 opcje. Pierwszym z nich jest konto bezpłatne, a pozostałe trzy to plany abonamentowe. Który z nich jest dla Ciebie odpowiedni?
Zoom Basic
Zoom Basic to wersja darmowa. Pozwala na nieograniczone rozmowy wideo 1:1 i grupowe. Obowiązuje limit czasowy 40 minut na każde spotkanie, a maksymalna liczba uczestników to 100 osób. W ramach tego planu, dzięki Zoom Chat, otrzymujesz nieograniczoną liczbę bezpośrednich wiadomości zespołowych!
Zoom Pro
Ten plan jest świetny dla małych zespołów i kosztuje 149,90 USD/rok/licencja. W ramach planu Zoom Pro możesz korzystać z nieograniczonej liczby spotkań 1:1 i grupowych z limitem czasowym 30 godzin na każde spotkanie. Możesz gościć do 100 uczestników i korzystać z 1 GB nagrań w chmurze na licencję. Użytkownicy będą mieli również dostęp do strumieniowego przesyłania danych z mediów społecznościowych.
Zoom Business
Zoom Business jest idealny dla małych i średnich firm w cenie 199,90 USD/rok/licencja. Korzystaj z zalet poprzednich dwóch planów, jednocześnie odblokowując dodatkowe funkcje, takie jak możliwość hostowania do 300 uczestników, pojedyncze logowanie, zarządzane domeny, branding firmy, transkrypcje nagrań w chmurze, tłumaczenia językowe i wiele innych!
Zoom Enterprise
Ten plan jest idealny dla dużych przedsiębiorstw i zaczyna się od 199,90 USD/rok/licencja. Możliwość obsługi do 1000 uczestników. Skorzystaj ze wszystkich funkcji powyższych planów, a także z nieograniczonej pamięci masowej w chmurze, dedykowanego menedżera ds. sukcesu klienta, transkrypcji i wielu innych!
Related Post: Uderzenie we właściwy ton podczas COVID-19
Konfiguracja kamery i mikrofonu z zoomem
Jeśli chodzi o prezentacje podczas spotkań, chcesz wypaść jak najlepiej. Chociaż Twój komputer prawdopodobnie ma wbudowaną kamerę internetową, zakup wysokiej jakości kamery zapewni Twoim słuchaczom lepsze wrażenia wizualne. Jeśli nie ma takiej możliwości, zorganizuj spotkanie w pobliżu oświetlonego okna.
Wbudowany w komputer mikrofon będzie zbierał odgłosy z zewnątrz, w tym kliknięcia myszką i pisanie. Jest to rozpraszające dla innych uczestników spotkania. Użycie przewodowych lub bezprzewodowych zestawów słuchawkowych z wbudowanym mikrofonem pozwoli zminimalizować hałasy z zewnątrz. Podczas łączenia się ze spotkaniem Zoom zapyta, czy chcesz dołączyć do spotkania za pomocą dźwięku i kamery komputera. Jeśli nie, wybierz urządzenia, z którymi chcesz się połączyć. Aby zmienić dźwięk, kliknij przycisk "^" znajdujący się po prawej stronie symbolu mikrofonu w lewym dolnym rogu ekranu. Stamtąd możesz wybrać, który sprzęt audio ma być użyty. Aby zmienić kamerę, kliknij przycisk "^" na prawo od symbolu wideo w lewym dolnym rogu ekranu. Z menu wybierz kamerę, z którą Zoom ma się połączyć.
Pamiętaj, że Zoom oferuje użytkownikom możliwość włączania i wyłączania obrazu i mikrofonu w dowolnym momencie spotkania. Załóżmy, że musisz na chwilę przerwać spotkanie, aby odebrać telefon służbowy. Wystarczy, że wyłączysz oba urządzenia do czasu powrotu.
Szybka wskazówka: Wielu użytkowników woli pozostać w stanie wyciszenia podczas całego spotkania, chyba że muszą się wypowiedzieć. Wystarczy przytrzymać spację, aby tymczasowo wyłączyć wyciszenie podczas spotkania.
Prowadzenie spotkania
Planowanie i organizowanie spotkań w aplikacji Zoom jest łatwe. Po prostu przejdź do zakładki "Spotkania" w swoim profilu Zoom. Kliknij "Zaplanuj nowe spotkanie". Na następnym ekranie możesz nadać nazwę spotkaniu, dodać opis oraz wybrać datę i godzinę spotkania. Jeśli jest to regularnie powtarzające się spotkanie, np. cotygodniowe spotkanie pracowników, możesz ustawić, aby powtarzało się tak często, jak chcesz. Możliwość wyboru dnia i godziny ułatwia planowanie spotkań z dużym wyprzedzeniem.
Zapraszaj innych za pomocą zaproszeń z kalendarza lub wiadomości e-mail. W przypadku obu opcji każde zaproszenie musi zawierać adres URL spotkania oraz datę i godzinę. Jeśli do dołączenia wymagane jest hasło, należy je również podać w zaproszeniu.
Klikając na zakładkę "Zarządzaj uczestnikami", gospodarze mogą zaprosić uczestnika, którego zapomnieli dodać do spotkania, a także wyciszyć lub wyłączyć wyciszenie uczestników podczas sesji.
Wykorzystaj wirtualne tła
Jeśli pracujesz w domu, możesz nie mieć wyznaczonego biura. Oznacza to, że możesz pracować przy stole kuchennym, w salonie lub w kącie swojej sypialni. Żadne z tych rozwiązań nie stanowi profesjonalnego tła podczas spotkania. Zoom pozwala wybrać wirtualne tło dla spotkania. Do wyboru jest czarny ekran, pomieszczenia biurowe, a nawet sceny na zewnątrz. Możesz także przesłać własny obraz, który posłuży jako tło.
Aby zmienić tło przed rozpoczęciem spotkania, kliknij swoje zdjęcie profilowe, a następnie kliknij "Ustawienia". W lewym pasku menu kliknij przycisk "Wirtualne tło" i wybierz preferowane tło.
Jeśli chcesz zmienić swoje tło po rozpoczęciu spotkania, kliknij przycisk "zatrzymaj wideo" w lewym dolnym rogu ekranu. Następnie kliknij przycisk "^" znajdujący się bezpośrednio po prawej stronie i wybierz "Zmień wirtualne tło".
Udostępnij swój ekran
Zoom wspiera współpracę, umożliwiając zarówno gospodarzom, jak i użytkownikom udostępnianie swoich ekranów. W rzeczywistości, wielu uczestników może udostępniać swoje ekrany w tym samym czasie, aby zwiększyć doświadczenie spotkania. W zakładce "Share Screen" użytkownicy mogą udostępnić cały ekran komputera, łącznie z otwartymi przeglądarkami, lub tylko część ekranu.
W zakładce "Share Screen" znajduje się zakładka "Whiteboard", która umożliwia uczestnikom współpracę w czasie rzeczywistym poprzez pisanie, rysowanie lub robienie notatek na ekranie.
Wiadomości na czacie
Zakładka "Czat" pozwala uczestnikom na wysyłanie sobie wiadomości podczas spotkania. Jest to szczególnie przydatna funkcja, jeśli masz pytanie lub potrzebujesz zanotować coś, ale nie chcesz zakłócać całego spotkania. Aby skorzystać z tej funkcji, kliknij na przycisk "Czat" znajdujący się na środku dolnej części ekranu. Otworzy to okno po prawej stronie, w którym możesz wpisać swoją wiadomość. Istnieje również opcja, aby wybrać, kto widzi swoje wiadomości.
Related post: Zarządzanie zespołem zdalnie
Funkcja poczekalni
Funkcja poczekalni pozwala gospodarzowi trzymać uczestników w wirtualnej poczekalni, aż będzie gotowy do rozpoczęcia spotkania. Aby użyć tej funkcji, kliknij "Zarządzaj uczestnikami" w dolnej środkowej części ekranu. Po prawej stronie pojawi się wyskakujący ekran z listą wszystkich uczestników. Na dole po prawej stronie tego ekranu kliknij przycisk "...". Przełączaj pomiędzy włączaniem i wyłączaniem poczekalni.
Nagrywanie sesji
Niezależnie od tego, czy chcesz nagrywać sesje w celach szkoleniowych, czy też przesłać je na stronę internetową firmy lub platformy mediów społecznościowych, Zoom umożliwia gospodarzowi nagrywanie samego dźwięku lub zarówno dźwięku, jak i obrazu spotkań. Po dołączeniu do spotkania wystarczy kliknąć przycisk "Nagraj" znajdujący się na środku dolnej części ekranu. Nagranie można wstrzymać lub zatrzymać w dowolnym momencie.
Pokój do rozmów
Ta funkcja Zoomu umożliwia gospodarzowi podzielenie uczestników na mniejsze grupy i pokoje spotkań w celu ułatwienia współpracy. Można to zrobić w trakcie spotkania lub przed jego rozpoczęciem. Aby korzystać z pokoi przerw, włącz tę funkcję, przechodząc do swoich ustawień. Gdy już to zrobisz, kliknij "Pokoje do wyłamania" w dolnej środkowej części ekranu. Pamiętaj, że ta opcja jest dostępna tylko dla gospodarzy i współgospodarzy. Pojawi się małe okienko. Następnie określ, na ile grup chcesz podzielić spotkanie. Możesz pozwolić, aby Zoom losowo przydzielał osoby do każdego pokoju lub możesz to zrobić ręcznie. Następnie kliknij "Otwórz wszystkie pokoje" w prawym dolnym rogu wyskakującej strony i gotowe.
Funkcje bezpieczeństwa
Gospodarz ma możliwość zablokowania spotkania po dołączeniu wszystkich zaproszonych uczestników. W razie potrzeby możesz również usunąć lub zablokować uczestników spotkania. Aby zarządzać bezpieczeństwem, kliknij na przycisk "Bezpieczeństwo" na środku dolnej części ekranu. Stamtąd możesz zablokować spotkanie, usunąć uczestników, kontrolować, czy udział ekranu i czat są włączone, i więcej.
Related post: Unikanie katastrofy WFH
Przejmij kontrolę nad swoją wirtualną obecnością
Skorzystaj z tych wskazówek dotyczących Zoomu, aby czuć się tak samo pewnie w sieci, jak i na żywo. Aby uzyskać pomoc dotyczącą webinarów i spotkań online, a także wszelkich spraw związanych z marketingiem cyfrowym, skontaktuj się z ekspertami firmy Ironmark. Nie możemy się doczekać, aby się z Tobą spotkać!
