Budowanie lepszego "rezerwowego" człowieka

Przy ostatnim zleceniu pracowałem z firmą, która borykała się z problemami produkcyjnymi. Ich zmagania nie były dla nich oczywiste do czasu, gdy kierownik produkcji był na urlopie, a pracownicy nie mogli narzucić zamówienia na wizytówki. Nawet po telefonie do kierownika produkcji, instrukcje były tak skomplikowane, że firma była zmuszona zapytać: "czy jest lepszy sposób, aby to zrobić?". Po jednym dniu na miejscu okazało się, że firmie brakowało oprogramowania do impozycji i nie wiedziała, jak wstępnie prześwietlać i naprawiać pliki PDF. Zalecenie oprogramowania do impozycji i funkcji demonstracyjnych w programie Acrobat było łatwe do wykonania. Ale bardziej wymagającym problemem był nieformalny program szkoleniowy używany przez pracowników do wzajemnego wspierania się. Podobnie jak większość innych firm, zdawali sobie sprawę z potrzeby wzajemnego wspierania się pracowników w przypadku choroby lub urlopu. I podobnie jak w większości innych firm, kiedy osoba rezerwowa musiała wykonać pracę, zmagała się z problemami i była nieefektywna przez większość czasu, kiedy musiała ją zastąpić. Istnieje jednak strategia, która pomaga nie tylko sformalizować standardowe procedury operacyjne, ale także pomaga pracownikom na stanowiskach rezerwowych powtarzać szkolenia w razie potrzeby, gdy nie ma w pobliżu osoby odpowiedzialnej. Opiera się ona na standardowych procedurach operacyjnych (SOP), o których mówimy od lat, ale wykorzystuje technologię, która sprawia, że SOP są łatwiejsze do stworzenia, a co ważniejsze, łatwiejsze do przypomnienia. Strategia ta znana jest jako video SOP. Najłatwiej jest zrozumieć korzyści, gdy myślimy o bardzo ręcznych zadaniach... na przykład o ustawianiu maszyny, takiej jak urządzenie do wykańczania. Często ustawienie tego urządzenia wymaga udania się do określonych miejsc i poruszania pokrętłami i tarczami, które kontrolują sposób działania sprzętu. W dawnych czasach, zwykliśmy pisać procedury krok po kroku. Ci twórcy dokumentów SOP, którzy byli bardziej ambitni, mogli dodawać zdjęcia lub diagramy. Ale bez względu na to, jak dobrze stworzyłeś tradycyjne standardowe procedury operacyjne, większość z nas w branży poligraficznej patrzy, jak siedzą one na półkach i zbierają kurz. Czynniki napędzające szkolenia wideo Szkolenia wideo stają się częścią naszej kultury. Ponieważ coraz więcej osób dostrzega korzyści płynące z wyszukiwania na YouTube filmów o tym, jak naprawić komputer lub zbudować nowy pokład, wartość szkoleń wideo jest niezaprzeczalna. Nie kosztuje to wiele, ponieważ dzisiejsze smartfony często mają lepsze możliwości wideo niż kamery wideo sprzed kilku lat. I to jest łatwe do zrobienia. Wystarczy poprosić kogoś, aby opisał, co robi, dlaczego to robi i jak to robi. A po kilkuminutowym ćwiczeniu możesz stworzyć wideo z ważną treścią. Gdybyś po prostu nagrał film przy użyciu czegoś tak prostego jak twój telefon i pozwolił osobie odpowiedzialnej za produkcję po prostu wyjaśnić, co, dlaczego i jak robi daną procedurę, znacznie ułatwiłoby to osobie rezerwowej powtórzenie tego procesu. To bardzo podobne do ogromnego zainteresowania, jakim cieszą się dziś filmy na YouTube. Po zakończeniu pracy nad filmami można je edytować i zapisywać w folderze dostępnym dla każdego w firmie. Kiedy osoba wykonująca kopię zapasową musi wykonać zadanie, którego może nie pamiętać, ponieważ była szkolona w tym zakresie pół roku temu, wystarczy, że sięgnie do pliku i zobaczy dokładnie, jak wykonać to zadanie. Wszyscy myślą, że dobrze szkolą pracowników, ale w rzeczywistości większość z nich ma jeszcze wiele do zrobienia. Jeśli uważasz, że Twoi ludzie są dobrze wyszkoleni, proponuję wybrać 2 lub 3 osoby i poprosić je o wykonanie kilku zadań, podczas gdy główna osoba obserwuje. Jeśli główna osoba stwierdzi, że wykonali dobrą robotę, to znaczy, że faktycznie masz dobrą procedurę tworzenia kopii zapasowych. Jeśli nie, możesz rozważyć SOP w formie wideo. - Howard Fenton jest konsultantem i doradcą biznesowym w NAPL. Howie doradza drukarniom komercyjnym i zakładom produkcyjnym w zakresie porównywania wydajności z liderami branży, zwiększania produktywności poprzez zarządzanie przepływem pracy, dodawania i integrowania nowych usług cyfrowych oraz zwiększania wartości poprzez badania klientów.